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COME SCRIVERE UNA MAIL EFFICACE NEL 2024

Iniziamo sapendo che per “riprendersi” dopo aver letto un’e-mail servono ben 64 secondi.

Assodato questo, scrivere e-mail chiare, semplici e concise è possibile. E dovrebbe essere obbligatorio. Un messaggio ben scritto fa risparmiare tempo sia al mittente sia al destinatario. Una mail breve garantisce efficacia ed efficienza. Spesso pensiamo che mandare un messaggio spoglio e con pochi fronzoli sia poco professionale. Errore.

Oggi, nel 2024, é importante ricordarsi che la maggior parte delle mail (circa il 60%) sono aperte direttamente dallo smartphone. Attualmente, sono stimati circa 4,5 miliardi di account email attivi a livello globale, e il 60% di essi preferisce leggere le email principalmente su smartphone. Secondo TechCrunch, addirittura il 75% dei più di 900 milioni di account Gmail si dedica esclusivamente alla lettura delle email tramite telefono cellulare. É importante quindi ottimizzare le mail per questo dispositivo.

Benissimo. Come? Ecco alcune indicazioni utili.

I “BULLET POINTS” sono importanti per diverse ragioni. Primo, rendono il testo più scanzonato e facilmente digeribile, migliorando la chiarezza del messaggio. Secondo, suddividono concetti complessi in punti distinti, facilitando la comprensione. Terzo, guidano l’occhio del lettore attraverso le informazioni chiave, creando una struttura visiva che agevola la lettura. Infine, i bullet points semplificano la memorizzazione delle informazioni, rendendo il contenuto più accessibile e coinvolgente per il destinatario.

SPAZI BIANCHI. É consigliato lasciare una riga vuota tra una frase e l’altra poiché gli spazi bianchi aiutano alla lettura veloce. Nell’ottica di semplificare il processo di lettura e comprensione, è cruciale creare un impatto visivo. Una lunga porzione testuale risulterebbe noiosa al lettore. La lunghezza giusta per una mail é massimo 5 righe, quindi intorno alle 150 parole.

Le INFO GRAFICHE sono cruciali per alleggerire il testo e migliorare la comunicazione visiva. Rappresentando informazioni complesse in modo visivamente accattivante, le infografiche semplificano concetti, rendendo più facile la comprensione per il lettore. Aggiungono un elemento visuale che cattura l’attenzione e trasmette messaggi in modo efficace. Inoltre, le infografiche possono riassumere dati in modo chiaro e sintetico, rendendo il contenuto più memorabile. Nel contesto digitale, dove l’attenzione è limitata, le infografiche si rivelano uno strumento potente per comunicare in modo rapido ed efficace.

ELIMINARE le PERIFRASI e le espressioni prolisse. Assicurati che il messaggio raggiunga il destinatario in modo netto. Evita l’utilizzo di costruzioni frasali che alterano la sequenza normale della frase (soggetto – verbo – oggetto), con troppe subordinate. La chiarezza della scrittura è vincolata alla chiarezza del pensiero.Il celebre architetto del secolo scorso, Ludwig Mies van der Rohe, affermava: “Less in more”. Questa massima si applica anche al contenuto delle email, che dovrebbe essere conciso, pulito e snello, anche quando si hanno diverse informazioni da comunicare.

Per concludere, qui sotto un esempio di una mail non efficace trasformata in una mail di facile leggibilità.

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