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Studi professionali: organizzazione e compliance

Studi professionali: organizzazione e compliance

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L’organizzazione degli studi professionali, anche in ottica compliance, è un aspetto che non è più possibile trascurare.

In una società in cui l’informazione, inclusa quella giuridica e fiscale, è a portata di click, è fondamentale da un lato trovare una nicchia e dall’altra essere in grado di offrire ai clienti un servizio d’eccellenza.

Il cliente di oggi si aspetta competenza, velocità e precisione: essere fallaci in uno di questi tre aspetti significa rischiare di perdere il cliente e di alimentare un brutto passaparola.

Organizzare lo studio professionale

Organizzare lo studio professionale significa tracciare lo spartito sul quale scrivere la sinfonia del lavoro quotidiano, in cui, come in una meravigliosa orchestra, tute le persone e gli strumenti sono coordinati.

Uno studio professionale organizzato è quello che non rincorre il tempo, che non deve rifare i lavori perché erano errati, che non subisce la disorganizzazione del cliente.

Organizzare lo studio professionale permette di risparmiare tempo, liberare risorse per puntare alla crescita e migliorare la soddisfazione del cliente, sia quello esterno, sia quello interno, cioè professionisti, collaboratori e dipendenti.

Digitalizzare lo studio professionale

Indubbiamente, la tecnologia può intervenire a supporto delle esigenze di organizzazione dello studio professionale: dopo anni di smart working e videocall e con l’arrivo sul mercato del lavoro dei giovani della generazione Z, è fondamentale saper padroneggiare gli strumenti digitali e smettere di vederli come qualcosa di estraneo agli studi.

Nella realtà dei fatti, uno studio tecnologicamente avanzato può sicuramente godere di un vantaggio competitivo, posizionandosi su clienti alto-spendenti, che non sono disposti ad accettare di fare un passo indietro rispetto all’evoluzione tecnologica.

Tempo

Organizzare lo studio professionale significa gestirne i tempi, significa affrontare i picchi di lavoro con serenità, significa ridurre gli straordinari.

Avendo a disposizione 8 ore al giorno, 5 giorni la settimana, spesso si finisce col procrastinare, salvo poi dover rincorrere scadenze e clienti e magari fare le ore piccole per non dover incorrere in sanzioni.

Nel momento in cui le attività sono organizzate e organizzabili secondo logiche prestabilite, il lavoro scorre in maniera più fluida, il tempo smette di essere uno spauracchio e diventa un semplice elemento da prendere in considerazione.

Le persone dentro e fuori lo studio professionale

Uno studio professionale organizzato prende in considerazione le persone, perché da queste è formato.

Non c’è studio professionale senza i suoi stakeholder, ciascuno con le proprie aspettative: fornitori, clienti, dipendenti.

Un team di lavoro coeso, con alti livelli di intelligenza emotiva di gruppo, con ruoli definiti e contemporaneamente libertà di espressione è un team di lavoro sereno, più proattivo e produttivo.

Un team soddisfatto è un team che lavora bene, e che è in grado di rendere soddisfatto il cliente: ogni professionista sa quanto sia importante il passaparola, ma non tutti sanno che è possibile, se non addirittura doveroso, misurarlo.

Il monitoraggio della customer satisfaction, che a volte si traduce in ascolto delle lamentele, è un’ottima cartina tornasole della qualità del lavoro svolto, oltre a fornire spunti di ulteriore crescita e miglioramento.

Comunicazione e marketing

Il passaparola resta il modo migliore per farsi conoscere, e i social possono ben essere considerati un’evoluzione del passaparola.

A poco vale il consiglio dell’amico se poi il nome dello studio professionale non si trova con una ricerca su Internet, se non c’è un sito, un indirizzo, qualcosa da vedere.

Sfruttare i canali social e avere un sito aggiornato permette ai potenziali clienti di avvicinarsi allo studio professionale scongiurando quel fastidioso effetto appuntamento al buio.

Sostenibilità

Sostenibilità è una parola sulla bocca di tutti: tutti la conoscono, pochi la applicano e quasi nessuno sa come declinarla all’interno di uno studio professionale.

Sostenibilità per uno studio significa avere valorizzare le persone e il territorio, significa avere a cuore la continuità dell’attività dello studio nel tempo, significa adottare comportamenti per ridurre al minimo l’impronta ambientale, strizzando l’occhio a buone pratiche di economia circolare.

Compliance dello studio professionale

Gli aspetti legati alla compliance sono quelli dai quali il professionista non può prescindere; che piacciano o meno, la conseguenza di mancanti adempimenti sono il moltiplicarsi dei rischi e delle sanzioni che potrebbero essere erogate in suo favore.

Normativa antiriciclaggio

Compie 15 anni la normativa antiriciclaggio (D. Lgs. 231/2007) secondo la quale il soggetto obbligato (che può essere il professionista / titolare di studio commercialista, consulente del lavoro, avvocato, notaio, etc.) ha l’onere di identificare i suoi clienti e valutare se questi stessi clienti possono essere a rischio di commissione dei reati di riciclaggio e finanziamento al terrorismo.

Nell’ambito di questa attività, il professionista è tenuto a documentare le verifiche e valutazioni effettuate, al fine di dimostrarle in caso di indagine.

Privacy – GDPR

Il GDPR del 2016, entrato in vigore definitivamente nel 2018, ha portato particolare attenzione al trattamento dei dati personali. Argomento non nuovo, rimane ad oggi un’area grigia per i più. Lo studio professionale, per la tipologia di lavoro svolto, ha a che fare con i dati dei propri clienti, sia quelli personali che quelli particolari (ex sensibili) e la tutela di questi dati è un atto dovuto nei confronti dei propri clienti.

Salute e sicurezza dell’ambiente di lavoro

Anche lo studio professionale ha dei rischi in materia di salute e sicurezza: conoscerli, valutarli e prevenire i rischi è un obbligo per qualsiasi attività che abbia almeno una risorsa alle proprie dipendenze.

I professionisti hanno l’obbligo di mettere i propri dipendenti nelle condizioni migliori di lavoro al fine di preservare la loro salute ed evitare rischi per la sicurezza propria e di tutti i collaboratori.

Il webinar

Di questi aspetti tratteranno Gioia Audrey Camillo, consulente per studi professionali, e Alessandra Pravettoni, compliance manager, nel corso del webinar organizzato da Fabbrica delle Professioni.

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